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有效地传递讯息是一门艺术,也是一名卓越管理人不可或缺的能力。不论你的目的是为了自信地演说还是为了轻松地谈判,本书都将协助您增进沟通技巧。从了解身体语言到撰写报告和计划方案,所有主要的商务沟通都会于本书中一一说明。此外对于如何运用公关、广告、信息科技及媒体技巧,本书也提出了实用的建议,而书中随处可见的101项简明扼要的秘诀更是进一步的重要信息。最后,有一份评估沟通技能的自我评量表。一旦你开始更有效地进行沟通,本书将帮助您加强沟通技巧。 $ r; j# K0 {% n) @3 ?1 Z; {
一、沟通入门
; h9 {3 F; t+ \, n( E% j; ? 每个人都会以某种型式进行沟通,但大部份的管理人在传递讯息上却未尽其所能。现在,学习沟通的基本规则将有助您更成功地传递讯息。
2 `, }3 z" W: e& ?1 M/ S
9 ?6 D; Q. R. u& q 1. 鼓励公司改善各种类型的沟通。
9 u. i/ d6 }; s 2. 好的沟通会成就更好的管理者。
" G5 {3 j. B S2 d' e( a' i( L 3. 在克服人际障碍时,千万不要涉及批判。
1 A2 H, e! Z v9 ` 4. 小心运用最佳媒介搭配所要传递的讯息。
- d9 [+ G5 \# d0 P5 F! g t 5. 可能的话,在沟通时运用视觉辅助。
, k; E F- s# {" ?6 Y 6. 和别人站z着沟通时,最好保持大约一公尺(或一码)的距离。
7 O/ i/ P4 d# x7 |8 o9 P8 z 7. 紧张时,慢慢地深呼吸以放松自己。
4 ?/ H8 Y% n2 c9 Y7 Y, ~9 j; I# | 8. 如果你不清楚当地的行为举止习惯,可问问当地人。 & x* S+ C6 J8 G& T4 C* m. _
9. 确定自己无意中没有穿敌对的外衣。 # D4 ], n0 B3 r* |. I4 j+ h2 v/ P
10. 在镜子前练习,找出最自然的表情和姿势。 0 O/ ?6 m( _" O
11. 知道该问甚么问题,以获得最好的答案 * h3 T; r n# i8 F, f7 l
12. 自信地运用沈默作为鼓励说话者的工具。
) [- ^& m2 p! H! o& X( F+ K 13. 思考你所听到的话,而不是说话的人。 * p$ h8 Z1 @" a8 @
14. 对于别人所说的话,保持开放的心态。 5 K4 o$ ]; U: X& x- k1 n9 [# T
15. 尽速将许诺形诸文字以避免误解。
. _" u+ H* i$ D- T 16. 如果你想得到一个特定的答案,提出一个特定的问题吧。 1 i" V6 v7 [/ N- O) C( T, J+ H
17. 以开放式问题了解他人的个性并获取响应。
' N" }# R2 Q. O6 p 18. 会议之前先列出问题。 / A q: |8 B1 g/ }5 _
19. 在想起下一个问题之前,不要害怕停顿。
0 ^6 C& _6 K0 [2 `/ N- E 20. 尽可能以自然的语调创造温暖的气氛。 & v+ A# l9 w5 R' R* a
21. 运用相关物──特别是显著的物品──加强记忆力。
2 B3 V- f4 k3 y2 Z 22. 确认阅读环境合适,例如灯光。 5 ]1 D6 Y7 o6 b, s5 }
23. 趁记忆犹新时阅读笔记。 3 S: v# C, m9 Q
24. 在书中做标记,之后再做笔记。 9 f* G; K# p" {) R/ b" T0 @# S9 M5 w
25. 运用颜色及图例创造一幅心灵地图。 . a; t3 [4 n) N) i o
26. 使用萤光笔强调重点。
0 g6 Y9 v" z7 V) [( G- o& R5 X( ^
8 d0 U/ w9 e5 q1 O3 e' O 二、交换信息 $ N- E: G2 I7 H& b' W
不管是面对面、电话还是书写的沟通方式,可以引发战事,也可以达成完美的协议。在任何场合,都要选择正确的沟通方法以达成目标。 d3 l! o: W" S
: P- K! {. P" { 27. 站起来打招呼或道别,坐着是极不礼貌的。
: W# F1 b/ Q: q$ U* \6 e% S& g; O 28. 给予正面回馈时,陈述赞美的理由。
/ T5 ^) Y7 B# m+ _ 29. 让部属知道你对传达讯息所做的努力。
( g' S4 q' J8 |8 |% y+ D 30. 不知道该不该传递这项讯息时,还是选择传递吧。 " a! P( G6 _6 n- k: S, v$ }
31. 不要在拒绝了解你的人身上浪费时间。
9 \ @8 N( \# H4 T% Q" S' W8 f" F* ~! N4 I 32. 在桌上放置时钟,以控制使用电话的时间。
F0 W$ A' ]. S0 u- j+ ?0 \% B 33. 运用“等候通话”等电话功能增加效果。 6 u% P# h# ]8 U7 Y; b
34. 如果答应回电,就别食言。
/ D0 d7 c% ?% ~ 35. 在电话答录留言的最后,请重复一遍自己的姓名和电话号码。 + N: ~7 e9 f( F
36. 个人资料有任何变动时,记得更改电话录音机内的录音。 9 R; E3 K0 W; u. S( m
37. 寻求专家的建议,善用信息科技 % z# o" p i. s% [
38. 试试使用国际网络的新方法。 7 l) N5 c. V7 v
39. 利用功能快速的电子邮件“回复”做出响应。 - Q+ }; d1 e! q
40. 写信或写报告时,帮助读者可视化。 N/ s" r; C8 [$ v
41. 授权助理人员处理例行的回复工作。 5 ~% B% R% S9 d
42. 避免使用复杂、不常用或抽象的字句──它们会模糊你想传达的意念。
( _% R. W3 K7 l& j% i H+ v; _ 43. 在写信之前将想法条列出来──甚至可以先做笔记。
1 p) {+ v. d( Z+ u; u- d 1 a3 g$ l# m; {- Y( H
三、掌握更多沟通技巧 " m* F7 }7 t+ Z+ c* A' H" Z( a9 c
最好的沟通是透过个人和大众两方面成功地取得讯息,并对各层面都有所了解。
- H# ^' y8 e8 Y+ T1 t
* K! a' Y9 P/ n4 o 44. 宁愿多给点自主权,而不要少给了。 : d! M$ M; j6 o% n$ e- _% V+ [, S
45. 避免对部属陈述太多,让他们有机会自动自发。
# {/ P" W1 W7 U) m+ b' J! G! W 46. 如果一项计划方案在说明后还不能有效运作,赶快再说明一次。
" `( g/ O( L$ {: J8 } [( O% ^ 47. 要求所有与会者事前做好准备。
" Z; l; D2 f7 w/ J8 P8 c9 k 48. 记住,所谓“好的会议”就是有结果的会议。
" |( x5 b2 J* z- ^! ?9 G* j 49. 聆听部属的心声。教导或谘商也许是解决不满的方法。
0 P7 t I& R* H) n 50. 注意部属的问题,因为这会影响绩效。 - Z# ?9 P# T @5 y9 k/ e
51. 会议开始之前,发出所有的相关文件。
5 A/ T# M, A) l/ X. @# x; |; ]$ e 52. 如果会议的主要目的是做出决定,确定你已达成这个目标。
3 c% e9 b- @; N8 C( k1 u 53. 如果你是会议主席,不要利用会议满足自己的利益。
9 F* k, h, U0 Q 54. 适当运用幽默感加强共识的达成。
4 ]! w- w1 Q& i" _+ l7 m 55. 确定遵守议程中每一项议题的时限。 ( i, y2 s2 d) }* {, u9 f
56. 在预定时间内完成演说,不要拖延。 ) ?1 t4 T# ^7 p1 N6 U
57. 准备AV设备的备份(或至少在心理上要有备份),以防设备临时出现故障。 ! ?: X$ N' `. p4 [
58. 当听众发问冷清时,主动对听众提出问题。
# p4 l0 w+ g- D& p8 `' G! A 59. 演说长度应在二十至四十五分钟之内,这是一般人能集中注意力的时间长度。
+ O9 t) q3 q# j& p- b 60. 可能的话,邀请名人担任研讨会或会议的主讲者。
/ ?2 H& P* v# V1 j: P 61. 定期检查部属是否获得了所需要的训练。
( v3 Y8 y+ @, Z# `9 I5 I 62. 询问其它管理人是否想在研讨会中发言。
1 z6 C6 J9 k7 `0 q$ k$ ?0 B( z 63. 在选择新的会议地点时,寻求一些建议。 2 \( C" F) ]% }$ X) C9 ?0 r
64. 如果你想采用“软性推销”,以发问的型式呈现自己的观点。
% F' w( r0 ^( k. y0 G 65. 聆听潜在顾客的异议──他们可能提供线索帮助你达成销售。 ' ^ O* k! J- ?& h+ v7 h8 i
66. 请同事检阅商业信函以确认你的解读是正确的。 4 X8 D5 x1 }" i; U; I4 Y0 t
67. 将任何一笔销售当作是你和买主的共同作业来处理。
' D! g( \" Y- z. i `% o& O 68. 选择不同性格特质的人组成谈判小组。 2 W" {9 @: I3 f+ ~" T
69. 想想你心目中的理想结果,以及如何达成这项结果。 . D+ K6 w" r/ n' M* l5 r# p
70. 与供货商分享有用的信息──长期而言,这可能会为你赢得一笔好交易。
. @) _' L/ U6 t 71. 记住,人们鲜有为没有报酬的事而戮力的。 5 Y8 C% Z% H- }/ e
72. 要冷酷地删除报告中不必要的字眼。 - ~1 U8 ~% y& W l7 m0 M
73. 根据你对阅读者的了解修改报告。 * x8 ]8 J; M) m, P( D6 A' E/ C
74. 抓住机会亲自介绍自己的报告。 4 B! e$ i2 c+ w' D) q% ~( O
75. 避免提出任何不受支持的主张或结论。
! e3 }: A+ t4 W& q5 D: j) g7 c: ? 76. 在准备或为企划案进行游说时,寻求拥护者。
8 O& v7 u" R# t0 f& g Y( l: x 77. 扪心自问为甚么某些企划案会成功,另一些却会失败。 6 m5 u# H! N) ~( s
78. 运用软性推销技巧使企划案被接受。
9 z. z. b( T# ^$ m* a" _' [ 79. 增加有意义的标题及图说──读者会先看到这些。 # s5 F/ P$ a8 y( h; H
80. 可能的话,在文件中加入彩色的影像和图表。 / m# F/ T) C. d9 m# }
81. 随时注意设计工作的进度,以便找出错误或及早进行再说明。 1 ?% ?. U; l; z; o
8 t% N" v$ s$ q* H 四、为成功而沟通 " p4 `8 R& m+ N* ~2 m0 v( O6 |$ H" W4 q
今日管理人的挑战在于如何利用不同的媒体有效地影响大众。
1 g. v, o) \) [ * d1 L, a# R+ o1 C
82. 在决议新商标之前,向外界寻求可靠的意见。
- G- j( F/ f( L& h 83. 远景和任务说明应简短并具行动导向。 $ |; R- X3 b" G( Y" H: u
84. 进入大型企业的网页看看别人正做些甚么。 4 f+ u$ Y6 C: M8 q: i, b, d
85. 让公关人员处理棘手的媒体状况。 ' ~; p( p( O- J: V
86. 遇到有敌意的记者时,保持冷静,不要说任何会伤及公共关系的话。
& @8 r) G! `# I n9 ?% L" W 87. 出现负面报导时,得承认事实,特别是对自己坦白。 # }9 l1 x2 L0 O
88. 购买及阅读那些你想发挥影响力的报纸或杂志。
& M+ p/ U. L% c! Y, r/ m 89. 将镜头及麦克风视为友善的朋友。
& c* ^9 S7 F2 D: h7 o* v7 p( f& \ 90. 如果你有良好的媒体关系,充分利用他们。 # y' L: p8 _. @5 b/ S ~$ V, \
91. 确认产品符合承诺,否则广告将会失败。
( A: g1 F6 f( Y0 X. E 92. 锁定广告定位,求取最大效果。 & Q1 T1 u9 D' }; o( E
93. 尽可能有创意──小预算也可以有大效果。
+ f9 P7 X% }! l3 T# ?7 s 94. 广告推出之前,先运用消费者讨论会测试效果。
- k: z# w, h& R 95. 参加同事的社交活动以获得非正式管道的回馈意见。 5 b* L3 M! }7 S' `
96. 寻求在企业内使用媒体技巧的专业意见。 , X3 G e- d2 K0 P$ R
97. 将商标印在各式文具上,以提升企业认同。 . z, K W0 _' H2 F; J/ k
98. 找出最具沟通技巧的同事。 $ d0 V; T! ^ n2 r
99. 如果你想听实话,就要对部属坦白。
; G! v5 b h' L 100. 当两个人以上有相同的抱怨时,抱怨很可能有扩大的趋势。
. E' ^! i; t2 O1 l& G 101. 如果你只听到正面的回馈,听到的很可能不是全部事实。 |
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